流通業ERP 臺南文創園區Cosmos ERP-李慧婷

資訊科技的發達,讓原本依賴人工記帳的公司也逐漸減少,大多都改用會計軟體來當作記帳工具,有些公司利用ERP當作管理公司的系統,因為不是只有會計的資料能用ERP處理,連買賣業都能夠導入Cosmos ERP來當作內部管理系統,甚至ERP還可依公司需求客製化的調整。不是每間科大的會計資訊系都會直接讓你上機操作,或是講到這套系統,但是南臺科大的會計資訊系在大學期間有開班授課關於鼎新ERP技術上的操作以及學術上的講解,整套流程讓學生們完整了解ERP,在大學就能夠操作甚至是考取證照,在出社會前就能夠接觸到ERP。

 

第一次修關於ERP的課程,當時課堂上的操作我覺得十分困難,所有的步驟都是用背的,讓我覺得學習上沒有成效,為了能夠更加熟悉ERP的操作,我進入臺南文創園區實習,這間企業是使用鼎新Cosmos ERP當作管理系統,從賣店的採購、暫入、進貨到最後和會計相關的的應收、應付管理都是利用這套系統,我想利用實際操作增進自己。

 

在文創園區被分配到會計助理,在處理會計事務常用到Cosmos ERP的工作主要是:

(一) 幫忙處理賣店日結,將賣店POS機前一天銷售品數量上傳ERP並更新庫存

(二) 利用ERP產生傳票,日結完才能用對的資料在ERP系統中操作跑出收入傳票

(三) 幫忙更新收銀機台對帳單,用ERP抓取各機台每天的發票使用,月底時計算對帳單和系統跑出的整月份是否一致。

(四) 幫忙製作信用卡對帳單,利用系統上的銷售狀況抓取關於整月份賣店信用卡刷卡的銷售金額,在各別核對每天信用卡公司機台的資料金額是否相同。

(五) 幫忙賣店的事務,為了能正確盤點貨品,須日結完才能幫忙抓取各賣店的庫存表。

(六) 進貨入庫操作,廠商分為寄賣及進貨廠商兩者入庫模式不同,寄賣要先打暫入單,整個月有銷貨時才在月底暫轉進,若是當貨品到時暫入單沒按確認或是忘記打暫入單的話在盤點數量就會和庫存明細表的數目不一樣,而在進貨廠商的步驟是要進貨時打進貨單就可以了。

(七) 月底製作應付明細表給廠商開發票,核對賣店庫存是否都正確,收到發票後才會照憑證上的金額匯款給廠商。

(八) 月底時利用會計大哥產生的收銀機台對帳單和收款條製作一張傳票,一天一定會產生一張,製作完這些傳票會開始跑流程,流程跑完就可以歸檔了。

(九) 利用零用金申請及動支單產生相關單據,零用金主要會影響到出納及會計金額,動支單則回影響會計帳目上的金額。

 

在臺南文創園區實習,ERP 系統操作上從一開始只會按照上課的步驟逐筆操作,當時完全沒有仔細思考ERP中單據之間是否有關連性,實習一開始也是照著上一個實習生留下來的步驟一步一步做,之後利用不同的單據操作模式了解每個管理系統中其實都有一定的流程,文創園區主要是偏向買賣業因此這間企業使用的是Cosmos ERP,利用Cosmos ERP產生的銷售資料讓管理者以及賣店擬定出相關的銷售活動、挑選更佳適合的產品。

 

在文創園區中會用到Cosmos ERP中的系統有 基本資料管理系統、庫存 管理系統、訂單管理系統、採購管理系統、應付管理系統、會計總帳管理系統、自動分錄系統和常常使用到的POS總部管理系統,透過這些管理系統的操作讓我熟悉了Cosmos ERP這套系統整個操作模式,原來ERP是這麼簡單就能輕易上手的一套系統。

 

2018.01 會計資訊系 李慧婷


 
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